Privacyverklaring

Huxley House Amsterdam

Versie: 1
Laatst bijgewerkt: September 17, 2026

Vondel36 Propco B.V., handelend onder de naam Huxley House, respecteert uw privacy en zet zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bewaren, delen en beschermen wanneer u onze website bezoekt, een reservering maakt, in ons hotel verblijft, contact met ons opneemt of op andere wijze met ons in contact komt.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”) en de toepasselijke Nederlandse privacywetgeving, waaronder de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (“UAVG”).

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

Vondel36 Propco B.V.
Handelend onder de naam: Huxley House
Adres: Schipluidenlaan 4, Amsterdam, The Netherlands
Postcode en plaats: 1062HE, Amsterdam,
KvK-nummer: 82374082
E-mail: info@huxleyhouse.com
Website: www.huxleyhouse.com

In deze privacyverklaring verwijzen “Huxley House”, “wij”, “ons” en “onze” naar de hierboven genoemde verwerkingsverantwoordelijke.

Als een afzonderlijke onderneming de website, het boekingsplatform, de hoteldiensten of de betaaldiensten exploiteert, kunnen de betreffende rollen en verantwoordelijkheden verschillen. Waar van toepassing wordt dit in het relevante onderdeel hieronder toegelicht.

Afhankelijk van de manier waarop u met ons omgaat, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam;

• Post- en factuuradres;

• E-mailadres;

• Telefoonnummer;

• Land van verblijf;

• Voorkeurstaal;

• Bedrijfsnaam en zakelijke contactgegevens, indien relevant.

• Reserveringsnummer;

• Aankomst- en vertrekdata;

• Aantal gasten;

• Informatie over kamer en tarief;

• Boekingsvoorkeuren;

• Bijzondere verzoeken;

• Informatie over in- en uitchecken;

• Informatie over diensten die u tijdens uw verblijf gebruikt;

• Informatie over annuleringen, wijzigingen en het niet verschijnen zonder annulering (no-show);

• Communicatie over uw reservering of verblijf.

• Betalingsstatus;

• Factuur- en transactiegegevens;

• Factuurinformatie;

• Betaalmethode;

• Informatie over terugbetalingen;

• Informatie die nodig is om frauduleuze transacties te voorkomen of te onderzoeken.

Wij slaan doorgaans geen volledige betaalkaartgegevens op. Betalingen kunnen worden verwerkt door gespecialiseerde betaaldienstverleners die betalingsinformatie verwerken in overeenstemming met hun eigen privacybeleid en de toepasselijke wettelijke vereisten.

Wanneer u per e-mail, telefoon, via onlineformulieren, sociale media of andere kanalen contact met ons opneemt, kunnen wij het volgende verwerken:

• De inhoud van uw communicatie;

• Uw contactgegevens;

• De datum en het tijdstip van de communicatie;

• Informatie over vragen, klachten, verzoeken of feedback;

• Informatie die nodig is om uw verzoek op te volgen.

Wanneer u onze website gebruikt, kunnen wij het volgende verwerken:

• IP-adres;

• Type en versie van de browser;

• Type apparaat;

• Besturingssysteem;

• Gegevens over uw interactie met de website;

• Datum en tijdstip van toegang;

• De website van waaruit u naar onze website bent verwezen;

• Cookie-identificatoren en vergelijkbare technologieën;

• Technische logbestanden en beveiligingsinformatie.

De verwerking van cookies en vergelijkbare technologieën wordt verder toegelicht in hoofdstuk 8.

Wij kunnen persoonsgegevens ontvangen van derden, waaronder:

• Online reisbureaus en boekingsplatforms;

• Zakelijke reispartners;

• Reisagenten;

• Organisatoren van groepsboekingen;

• Betalingsdienstverleners;

• Technologie- en reserveringsdienstverleners;

• Andere gasten of personen die namens u een reservering maken.

Wanneer persoonsgegevens via een andere bron worden verkregen, verwerken wij deze in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving en verstrekken wij, indien vereist, de relevante privacy-informatie.

In beperkte gevallen kunt u vrijwillig informatie verstrekken die kwalificeert als een bijzondere categorie persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG, bijvoorbeeld:

• Gezondheidsinformatie die noodzakelijk is om aan een verzoek tegemoet te komen;

• Toegankelijkheids- of mobiliteitsbehoeften;

• Voedselallergieën of dieetgegevens wanneer deze gezondheidsinformatie kunnen onthullen;

• Andere gevoelige informatie die vrijwillig in verband met uw verblijf wordt verstrekt.

Wij verwerken dergelijke informatie uitsluitend wanneer dit noodzakelijk, evenredig en op grond van de toepasselijke wetgeving toegestaan is. Afhankelijk van de omstandigheden kan de verwerking zijn gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming, de noodzaak om de door u gevraagde diensten te leveren of een andere toepasselijke wettelijke uitzondering van artikel 9 AVG.

Verstrek alleen gevoelige informatie wanneer dit noodzakelijk is voor uw verzoek of verblijf.

Wij kunnen persoonsgegevens verzamelen:

• Rechtstreeks van u wanneer u een reservering maakt;

• Wanneer u bij Huxley House verblijft;

• Wanneer u contact met ons opneemt;

• Wanneer u zich abonneert op marketingcommunicatie;

• Wanneer u onze website gebruikt;

• Via cookies en vergelijkbare technologieën;

• Van online reisbureaus of boekingsplatforms;

• Van reisagenten, bedrijven of andere personen die namens u een reservering maken;

• Van dienstverleners die onze hotelactiviteiten ondersteunen;

• Wanneer u feedback geeft, een klacht indient of deelneemt aan een enquête;

• Voor zover wettelijk toegestaan, uit openbaar beschikbare bronnen of van zakelijke partners.

Als iemand anders namens u een reservering maakt, dient die persoon ervoor te zorgen dat hij of zij bevoegd is om uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor specifieke en gerechtvaardigde doeleinden. De toepasselijke rechtsgrond hangt af van de aard van de verwerking.

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

• Reserveringen aan te maken en te beheren;

• Boekingen te bevestigen, wijzigen of annuleren;

• Accommodatie en aanverwante diensten te leveren;

• Het in- en uitchecken te regelen;

• Aan bijzondere verzoeken tegemoet te komen;

• Belangrijke informatie over uw boeking of verblijf te communiceren;

• Facturen op te stellen en betalingen te verwerken;

• Klantenondersteuning te bieden.

De rechtsgrond is doorgaans dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u of om op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst maatregelen te nemen.

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, waaronder:

• Boekhoudkundige en fiscale verplichtingen;

• Administratieve verplichtingen;

• Wettelijke bewaarplichten;

• Fraudepreventie;

• Wettelijke meldingsverplichtingen;

• Verzoeken van bevoegde autoriteiten;

• Verplichtingen op het gebied van openbare veiligheid en beveiliging.

De rechtsgrond is het voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij zijn onderworpen.

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen, mits deze belangen niet worden overschreven door uw fundamentele rechten en vrijheden. Deze belangen kunnen onder meer omvatten:

• Het beheren en verbeteren van de hotelactiviteiten;

• Het onderhouden van de beveiliging van de website en IT-systemen;

• Het voorkomen van fraude, misbruik en onrechtmatige activiteiten;

• Het beschermen van gasten, medewerkers, bezoekers en eigendommen;

• Het behandelen van klachten en geschillen;

• Het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen;

• Het verbeteren van de klantenservice;

• Het uitvoeren van interne administratie en rapportages;

• Het evalueren en verbeteren van onze diensten.

Wanneer wij ons baseren op gerechtvaardigde belangen, houden wij rekening met de aard van de verwerking en de gevolgen daarvan voor uw rechten.

Met inachtneming van de toepasselijke wetgeving kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om het volgende te versturen:

• Nieuwsbrieven;

• Informatie over Huxley House;

• Speciale aanbiedingen;

• Uitnodigingen of promotionele communicatie;

• Informatie over diensten of ervaringen die voor u relevant kunnen zijn.

Wanneer voorafgaande toestemming wettelijk vereist is, versturen wij marketingcommunicatie uitsluitend nadat wij uw toestemming hebben ontvangen.

U kunt zich op ieder moment afmelden voor marketingcommunicatie door:

• Op de afmeldlink in de betreffende communicatie te klikken;

• Rechtstreeks contact met ons op te nemen;

• Een andere beschikbare afmeldmogelijkheid te gebruiken.

U kunt nog steeds niet-commerciële communicatie ontvangen die noodzakelijk is voor uw reservering, verblijf, betaling, account of andere contractuele relatie.

Na uw verblijf kunnen wij contact met u opnemen om feedback te vragen, enquêtes uit te voeren of onze diensten te verbeteren. Afhankelijk van de omstandigheden kan deze verwerking zijn gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen of uw toestemming.

U kunt op ieder moment bezwaar maken tegen het ontvangen van dergelijke communicatie.

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om:

• Onze systemen te monitoren en te beveiligen;

• Vermoedelijke fraude of misbruik te onderzoeken;

• Gasten, medewerkers en bezoekers te beschermen;

• Incidenten te onderzoeken;

• Toegangscontrole- en beveiligingsregistraties bij te houden;

• Aan wettelijke of regelgevende vereisten te voldoen.

Het gebruik van cameratoezicht, toegangscontrolesystemen, voertuigregistratiegegevens of incidentenregisters is afhankelijk van de systemen die daadwerkelijk bij Huxley House worden gebruikt en van de toepasselijke wettelijke vereisten.

Sommige persoonsgegevens zijn noodzakelijk om een overeenkomst met u te sluiten of uit te voeren.

Zo kunnen bepaalde identificatie-, contact-, reserverings- en betalingsgegevens nodig zijn om:

• Een reservering te maken of te beheren;

• Accommodatie te leveren;

• Een betaling te verwerken;

• Een factuur uit te reiken;

• Aan wettelijke verplichtingen te voldoen;

• Essentiële informatie over uw verblijf te communiceren.

Als u informatie die voor deze doeleinden noodzakelijk is niet verstrekt, kunnen wij mogelijk uw reservering niet verwerken of bepaalde diensten niet leveren.

Andere informatie, zoals optionele marketingvoorkeuren of niet-essentiële feedback, is vrijwillig.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is:

Wij kunnen gebruikmaken van externe dienstverleners die onze bedrijfsvoering ondersteunen, waaronder aanbieders van:

• Reserverings- en boekingssystemen;

• Propertymanagementsystemen;

• Websitehosting;

• IT- en clouddiensten;

• E-mail- en communicatiediensten;

• Betalingsverwerking;

• Boekhouding en financiële administratie;

• Klantenservicesystemen;

• Marketingdistributie;

• Beveiliging en onderhoud;

• Gegevensopslag en back-up;

• Juridische, audit- en professionele diensten.

Wanneer een dienstverlener namens ons persoonsgegevens verwerkt, zorgen wij waar van toepassing voor passende contractuele afspraken in overeenstemming met artikel 28 AVG.

Wanneer u een reservering maakt via een online reisbureau, boekingsplatform, reisagent of andere tussenpersoon, kunnen persoonsgegevens met die partij worden uitgewisseld voor zover dit noodzakelijk is om de reservering te beheren en de gevraagde diensten te leveren.

Afhankelijk van de omstandigheden kan het betreffende platform of de betreffende partner zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn voor uw persoonsgegevens. In dat geval kan ook het eigen privacybeleid van die partij van toepassing zijn.

Betalingsgerelateerde informatie kan worden gedeeld met betaaldienstverleners om betalingen, terugbetalingen, aanbetalingen en fraudepreventiecontroles te verwerken.

Wij kunnen persoonsgegevens bekendmaken:

• Wanneer dit wettelijk verplicht is;

• Naar aanleiding van een rechtmatig verzoek van een bevoegde autoriteit;

• Om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;

• Om fraude of ernstige onrechtmatige activiteiten te voorkomen;

• Om de rechten, veiligheid of eigendommen van Huxley House, onze gasten of anderen te beschermen.

Wanneer dit relevant is voor de exploitatie van Huxley House, kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met gelieerde ondernemingen, vastgoedeigenaren, exploitanten of groepsmaatschappijen, mits het delen rechtmatig en noodzakelijk is voor het betreffende doel.

De exacte betrokken entiteiten moeten intern worden bevestigd en worden opgenomen in het register van verwerkingsactiviteiten van het hotel.

Sommige van onze dienstverleners of zakelijke partners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”).

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij ervoor dat de doorgifte plaatsvindt in overeenstemming met hoofdstuk V AVG. Dit kan onder meer omvatten:

• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;

• Door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen;

• Bindende bedrijfsvoorschriften;

• Een ander wettelijk erkend doorgiftemechanisme;

• Een toegestane afwijking op grond van de toepasselijke privacywetgeving, waar passend.

Waar relevant kunt u informatie over de toepasselijke waarborgen opvragen door contact met ons op te nemen via de gegevens in hoofdstuk 15.

Wij geven persoonsgegevens niet internationaal door tenzij de doorgifte rechtmatig is en, waar vereist, passende waarborgen zijn getroffen.

Onze website kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken.

Cookies kunnen worden gebruikt voor doeleinden zoals:

• Ervoor zorgen dat de website goed functioneert;

• Voorkeuren onthouden;

• De prestaties van de website meten;

• Inzicht krijgen in het gebruik van de website;

• De functionaliteit van de website verbeteren;

• De beveiliging handhaven;

• Marketingactiviteiten ondersteunen, waar toegestaan.

Cookies kunnen worden onderverdeeld in categorieën zoals:

• Strikt noodzakelijke cookies;

• Voorkeurs- of functionaliteitscookies;

• Analytische cookies;

• Marketing- of advertentiecookies

Wanneer toestemming vereist is, worden niet-essentiële cookies uitsluitend geplaatst nadat u via ons cookiebeheersysteem toestemming hebt gegeven.

U kunt uw cookievoorkeuren beheren of intrekken via de cookiebanner of de cookie-instellingen op onze website. U kunt ook de instellingen van uw browser aanpassen, hoewel het uitschakelen van bepaalde cookies de functionaliteit van de website kan beïnvloeden.

Onze cookieverklaring of cookie-instellingentool kan meer informatie bevatten over de specifieke cookies die worden gebruikt, hun doeleinden, aanbieders en bewaartermijnen.

Wij zijn niet van plan om besluiten te nemen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanzienlijke mate treffen.

Als dit verandert, verstrekken wij de informatie die op grond van de toepasselijke privacywetgeving vereist is, waaronder informatie over:

• Het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming;

• De onderliggende logica;

• Het belang en de verwachte gevolgen voor u;

• Uw toepasselijke rechten.

Wij kunnen beperkte analyses of segmentatie gebruiken voor het verbeteren van onze dienstverlening of voor marketingdoeleinden, voor zover wettelijk toegestaan. Dergelijke activiteiten leiden niet tot uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen, tenzij dit op grond van de AVG is toegestaan en op passende wijze wordt toegelicht.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is.

De bewaartermijnen zijn afhankelijk van het type gegevens en het doel van de verwerking.

Het volgende bewaarkader is van toepassing op Huxley House of moet voor Huxley House worden bevestigd:

Wanneer exacte bewaartermijnen redelijkerwijs niet kunnen worden vastgesteld, hanteren wij passende criteria, waaronder:

• Het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld;

• Of er een voortdurende relatie bestaat;

• Wettelijke, boekhoudkundige of regelgevende verplichtingen;

• Verjaringstermijnen voor rechtsvorderingen;

• Beveiligings- en fraudepreventievereisten;

• Of de gegevens nodig zijn voor geschilbeslechting.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden deze veilig verwijderd, geanonimiseerd of anderszins vernietigd in overeenstemming met onze bewaarbeleid en -procedures.

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• Ongeoorloofde toegang;

• Onrechtmatige verwerking;

• Onopzettelijk verlies;

• Vernietiging;

• Beschadiging;

• Wijziging;

• Ongeoorloofde bekendmaking.

Afhankelijk van de aard van de verwerking kunnen deze maatregelen omvatten:

• Toegangscontroles;

• Rechten op basis van rollen;

• Wachtwoord- en authenticatiecontroles;

• Geheimhoudingsverplichtingen;

• Beveiligde systemen en netwerken;

• Back-up- en herstelprocedures;

• Onderzoek naar de betrouwbaarheid van leveranciers;

• Bewustwording en training van medewerkers;

• Beveiligingsmonitoring;

• Procedures voor incidentbeheer;

• Fysieke beveiligingsmaatregelen.

Geen enkele methode voor het verzenden of opslaan van gegevens is volledig veilig. Desondanks nemen wij redelijke en passende maatregelen om de aan ons toevertrouwde persoonsgegevens te beschermen.

Met inachtneming van de toepasselijke wettelijke voorwaarden en uitzonderingen kunt u de volgende rechten hebben:

U kunt vragen om bevestiging of wij uw persoonsgegevens verwerken en, indien van toepassing, om een kopie van die gegevens.

U kunt verzoeken om correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens.

U kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer de gegevens niet langer noodzakelijk zijn, u uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond bestaat, u met succes bezwaar hebt gemaakt, de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt of verwijdering wettelijk verplicht is. Dit recht is niet absoluut en wettelijke uitzonderingen kunnen van toepassing zijn.

U kunt verzoeken om beperking van de verwerking in bepaalde omstandigheden, bijvoorbeeld zolang de juistheid van de gegevens wordt gecontroleerd of wanneer u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking.

U kunt bezwaar maken tegen verwerking die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. U hebt een absoluut recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing.

Waar van toepassing kunt u verzoeken om de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, of verzoeken deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten doorgeven.

Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

U hebt het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, in het bijzonder in het land waar u woont, werkt of waar u vermoedt dat een inbreuk heeft plaatsgevonden. In Nederland is de relevante toezichthoudende autoriteit:

Autoriteit Persoonsgegevens
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

U kunt een privacyverzoek indienen door contact op te nemen via:

Email: info@huxleyhouse.com
Postadres: Schipluidenlaan 4, 1062HE, Amsterdam, The Netherlands

Om persoonsgegevens te beschermen, kunnen wij uw identiteit moeten verifiëren voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.

Wij reageren zonder onnodige vertraging op een geldig verzoek en in beginsel binnen één maand na ontvangst. Deze termijn kan indien nodig met maximaal twee maanden worden verlengd, rekening houdend met de complexiteit en het aantal verzoeken. Als verlenging nodig is, informeren wij u daarover binnen de eerste maand.

In beginsel brengen wij geen kosten in rekening voor het uitoefenen van uw rechten. Wanneer verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, kunnen wij voor zover wettelijk toegestaan een redelijke administratieve vergoeding in rekening brengen of weigeren aan het verzoek gevolg te geven.

Onze website kan links bevatten naar websites van derden, boekingsplatforms, socialemediapagina’s of andere externe diensten.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken, inhoud of beveiliging van websites of diensten van derden. Wij raden u aan het privacybeleid van deze derden te lezen voordat u persoonsgegevens verstrekt.

Wanneer u gebruikmaakt van een extern boekingsplatform of een externe dienst, kan dat platform uw persoonsgegevens verwerken op basis van de eigen voorwaarden en het eigen privacybeleid.

Als u vragen hebt over deze privacyverklaring, onze verwerking van persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kunt u contact met ons opnemen:

Huxley House
Verwerkingsverantwoordelijke: Vondel36 Propco B.V.
Adres: Schipluidenlaan 4, 1062HE
Amsterdam, The Netherlands
E-mail: info@huxleyhouse.com
Telefoon: 020-7220326
Website: www.huxleyhouse.com

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen om rekening te houden met wijzigingen in:

• Onze diensten;

• Onze systemen of verwerkingsactiviteiten;

• Toepasselijke wetgeving;

• Toezichthoudende richtsnoeren;

• Onze bedrijfsvoering.

De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd. De datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan dit document geeft aan wanneer de privacyverklaring voor het laatst is herzien.

Wanneer dit wettelijk vereist is, informeren wij u via passende kanalen over wezenlijke wijzigingen.

Einde van de privacyverklaring